saveMLAK:Event/20120701/運営者のページ

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このページは、saveMLAK報告会2012 ~社会教育・文化施設の救援・復興支援~ の運営関係のための情報共有ページです。 関係者は、随時、加筆・修正を行ってください。

直前事項 [編集]

  • 集合時間:9時45分~10時集合
  • 集合場所:東京国立近代美術館1階ミュージアムショップ前
    (10時以降にいらっしゃる場合は、直接地下講堂(ミュージアムショップの前を通ると早道です)へおいでください。)
  • 服装:saveMLAKのTシャツをお持ちの方は、できるだけTシャツを着用くださいませ。
  • お昼について:各自ご用意ください。
    *竹橋駅パレスサイドヒルのコンビニは日曜日が休み、またミュージアム内のレストランも閉店したため、近隣での調達は難しいです。
    会場内ではもしかすると飲食禁止となるかもしれません。その場合は交代で食事に出るようにいたします。
  • 禁煙です。
  • 専用の駐車場はありませんので、車のご利用は各自近隣の駐車場をご確認ください。
  • 会場内は携帯電話等の電波がとどきませんのでご注意下さい。
  • 緊急連絡先:山村携帯電話(MLにて通知済み)
    10時以降、地下の会場内にいる場合は通じない可能性があります。
    MLやTwitterなどでもつぶやくなどしていただけると誰かがチェックできるかと思います。


ざっくりメモ

  • 会場設営協力:手が空いている人全員
    • 案内用用紙 A3サイズ5枚程度(会場案内+階段上案内板、受付等)
    • 壇上設営、スクリーン設置(1台)
    • Ust中継場所設置
    • ネット回線設置
    • 会場照明係1名(山村ともう一人お願いします)
    • マイク4本、司会、壇上、会場(会場用はマイクスタンドを置いておく、もしくは人数がいるようであればマイク係2~3名 *会場用のマイクは1本)
  • 会場案内係:地上正面入り口前1人、階段上1人(12時15分ごろから準備開始)
  • 受付(12時15分ごろから準備開始) :2名~3名:名簿でチェック、配布資料を配る
    *配布資料:100部 
    *近隣のコンビニは日曜休みの為、各自ご用意をお願いいたします。
    *立て替えの場合はレシートをお持ちくださいませ。

登壇者へのお願い[編集]


総括(メイン担当:山村 / サブ担当:江草 / 会場:北岡 / プログラム:岡本)[編集]

  • 当日までの事前準備に関する総取りまとめ
  • 登壇者の出演依頼、各種調整、当日対応

会場担当: 北岡 + 山村 + 草刈、上田 +関戸[編集]

  • 音響・照明係 : 会場係で分担
  • PC・プロジェクター投影担当:会場係とその他でなんとかする
  • マイクは会場内に2か所くらい設置して、話したい人や質問したい人には並んでもらう(案)
  • 入り口から会場までの看板設置

事前準備[編集]

状況 タスク 担当者 作業内容 進捗状況(%) 開始日 完了日 メモ
チェック 会場予約 北岡 つかえる会場を探し予約する 100% 2012-05-14 2012-05-14
チェック 会場申請 北岡 会場の申請書作成、お金の振り込み 100% 2012-05-16 2012-05-24 (申請書に記入必要:会場レンタル物品(プロジェクタ、机など)の確認)提出書類:建物等使用許可申請書 , 報告会概要 , 団体概要 , 団体概要付属1(「saveMLAKについて」を印刷) , 団体概要付属2(フライヤーを印刷)
チェック 矢印看板 山村 案内用の矢印のついた看板を作る(A4、できればA3で) 100% 2012-06-28 2012-06-28 看板データ(MS Word)
チェック 会場物品 江草 看板用のテープや養生テープなどを会場設営に必要そうな物品の準備 100% 2012-06-25 2012-06-28

受付(メイン担当:森)[編集]

  • 当日までの受付に関連する事前準備
  • 当日のフォーラム受付に関連する各種対応

準備が必要な機材等

  • ボールペン×5
  • 名簿(参加者情報あり)×2、名簿(罫線のみ)×2
  • 案内(「受付」×1、「当日参加申込み」×1)
  • saveMLAKパネル

検討・決定事項

  • 受付担当者
  • 1.森 2.? 3.?
  • 開催時間中、ずっと受付にいるメンバーを決定
  • 受付方法
  • 名簿の形式、受付方法、未申し込み者の対応方法、名刺を受け取らない
  • 集合時間

事前準備[編集]

状況 タスク 担当者 作業内容 進捗状況(%) 開始日 完了日 メモ
受付担当者募集 当日の受付担当者を募集する 0% その2:? /その3:?
ピーク時3名 / 時間中ずっと1名
 作業中 受付方法の検討・確定 当日の受付方法をどのように行うか検討し、確定を行う 0% 2012-06-29
受付机垂幕 受付机に垂らす垂幕「当日申込」等の作成と印刷 印刷用(pdf) , 元データ(pptx)
受付名簿作成 「受付方法の検討」タスクで確定した内容で受付名簿を作成。参加者のよみでソートしておくこと! テンプレート(xls)
受付名簿印刷 森(東京) 作成した受付名簿を印刷(名簿(参加者情報あり)×2、名簿(罫線のみ)×2) A4・片面 , 名簿(罫線のみ)(pdf)

当日対応[編集]

状況 タスク 担当者 作業内容 進捗状況(%) 開始日 完了日 メモ
受付スペース準備 会場前の受付スペースを準備 名簿、ボールペン、配布資料
受付 来場者の受付を実施 事前申込者と当日申込者で受付けを分ける
遅れた参加者対応 遅れて来場された参加者の対応 受付、資料配布、会場の扉をそっと開ける/閉じる
参加人数集計 (受付担当者3) 参加人数の集計を実施 遅れた参加者の対応をしながら
受付片づけ 受付の片づけを実施 終了30分前ぐらいから徐々に片づけを開始



配布資料(メイン担当:江草、各自)[編集]

  • 当日までの配布資料に関連する事前準備
  • 当日の配布資料に関連する各種対応

配布資料

  • 確定:開催案内(内容:プログラム) (データ(docx))
  • 確定:saveMLAK紹介フライヤー+震災記録を図書館に
  • 確定:ニューズレター(5号分)
  • 確定:アンケート (データ(docx)
  • ?:『現代の図書館』
  • ?:『情報管理』
  • ?:『漢字文献情報処理研究会』(印刷江草担当;一部A4サイズ3枚(5ページ;両面印刷);ブースに発送済み)

検討・確定事項

  • 配布資料の種類、サイズ、色、印刷部数
  • サイズ:A4 / 色:基本モノクロ・一部カラー  / 部数:100部
  • 当日の配布方法を検討(受付時に配布 or 座席に置いておく など)

事前準備[編集]

状況 タスク 担当者 作業内容 進捗状況 開始日 完了日 メモ
チェック 開催案内 江草 開催案内の内容検討し、必要に応じて依頼、確定する 100% 2012-06-29 2012-06-29
チェック アンケート 江草 アンケートの内容検討し、作成する 100% 2012-06-29 2012-06-29
チェック 配布資料の内容検討・確定 江草 配布資料の内容を検討し、確定する 100% 2012-06-29 2012-06-29
チェック 印刷形式の検討・確定 江草 配布資料の印刷形式を検討し、確定する 100% 2012-06-29 2012-06-29 サイズ=A4、基本モノクロ・一部カラー、両面、部数=100部
チェック 印刷の実施 江草、本人 上記タスクで確定した内容で、印刷を行う。 100% 2012-06-29 2012-06-29
チェック 配布方法の検討・確定 江草 当日、資料をどのように配布するかを検討し、確定 100% 2012-06-29 2012-06-29 ソートの上、当日受付にて手渡し当日受付した方に手渡しの方向で(座席だと事前に置く&余部があったときの回収が面倒かも)

当日対応[編集]

状況 タスク 担当者 作業内容 進捗状況 開始日 完了日 メモ
手動ソート 配布資料を1人分を1セットとし手動ソート 事前のソートできてると当日あわてなくてよい
資料配布 資料を配布 受付配布の場合は、受付に設置 / 座席配置の場合は、座席に配置
資料回収(終了後) 終了後、余った資料を回収 余った資料は、適宜処分もしくは別のイベントにて再利用

進行係=司会: 岡本[編集]

LAN担当:林(tzhaya)+高久[編集]

UST担当:池田光雪[編集]

 *大阪、福岡会場とつなぎますので、必須です。→リクルートありがとうございます。

twitter担当:林(浩)[編集]

広報(メイン担当:?、適時気づいた方全員)[編集]

  • 当日までの開催に関連する各種広報
状況 タスク 担当者 作業内容 進捗状況(%) 開始日 完了日 メモ
チェック 案内フライヤー作成 北岡 / (川上) 配布・掲載用の案内フライヤー作成 100% (PDF), (Word)
チェック プレスリリース作成 川上 プレスリリース作成 100% (PDF)「saveMLAK報告会2012 ~社会教育・文化施設の救援・復興支援~」開催のお知らせ
プレスリリース配信 各メディアにプレスリリースを送る (PDF)「saveMLAK報告会2012 ~社会教育・文化施設の救援・復興支援~」開催のお知らせ
チェック 参加申し込み募集フォーム 江草 参加申し込み募集フォームの作成 100%
チェック 開催要項Webページ (江草など) 開催要項Webページの作成 100%
チェック twitter (江草など) twiiterでつぶやく、RTする 100%
チェック ML (江草、林、岡本など) 関連MLへ配信して広報 100%
チェック 関連団体へ広報 (江草など) 関連団体のメルマガ、会誌など 100% 情報知識学会(江草)



登壇者:<決定済み>(詳細はプログラムを参照のこと)[編集]

グッズ販売担当 1名以上募集[編集]

(会場は×、懇親会会場でやる)

懇親会担当:渋田[編集]

その他:江草[編集]

その他もろもろ、全体をやります。

会場情報[編集]

  • 東京国立近代美術館講堂利用案内(外部リンク;PDF)
  • 電源が前方と後方の2カ所のみ。長めの延長ケーブルが必要
  • 寄付およびグッズ販売は不可
    (会場での現金授受を禁止されているため、振込等を使用し会場での現金授受がなければ営利であっても問題ないとのこと)
  • 会場の見取り図(PDF)

LAN環境[編集]

一階の電場良好で電源のある場所にwifiルータを設置し、講堂まで有線でLANを伸ばして、講堂で無線LAN親機を設置することにする。

  • 講堂
    ×:docomo,softbank,WiMAX
  • 講堂前受付
    ×:docomo,softbank,WiMAX
  • 一階
    ○:docomo,softbank,WiMAX
  • 一階の電源ある場所、電波良好な場所にwifiルータ設置の許可取得済み
  • LANケーブルを這わす許可取得済み。養生テープは白や透明な目立たない物を使用のこと
    地上階の電源の箇所(wifiルータ設置場所)から、会場舞台(左寄り)まで55メートル
    地上階の電源の箇所(wifiルータ設置場所)から、会場後方までは40メートル
    (会場後方から、舞台までの距離は15メートル)
    (参加者、来館者の方に引っ掛からないように壁伝いにはかった)
    余裕を見て、最大60メートルあればおそらく問題はない
    ケーブルをとめるテープ類に関しましては、透明か白であれば目立たなくてよいということでした。(はがしやすい養生テープがよい)
  • 1階にWiMAXを設置(NEC Aterm WM3500, WM3500R用クレードル PA-WM02C)
  • 1階から有線でLANを会場(地下1階)の無線LAN親機(Buffalo WZR-HP-AG300H)までつなげる
    無線LAN親機のルータースイッチをoffにすること!
    SSIDなどはWiMaXのものとなる
  • 無線LAN親機から有線でLANをUST用PCをつなげる(UST配信を安定させるため)
  • 無線LAN親機から無線/有線で会場の運営者PCにネットを提供(ただし、4回線まで)
位置関係:1F(wifi設置場所) --- 40m --- 会場後方 --- 15m --- 舞台左

a) UST機材を会場後方へ置くパターン

1F(wifi設置場所) --- 40m --- 会場後方(無線LAN親機、UST機材) --- 15m --- 舞台左(アンプ)
 (注:アンプからUST機材までの音声ケーブルは20mのものがある)

b) UST機材を舞台左に置くパターン

1F(wifi設置場所) --- 60m --- 舞台左(無線LAN親機、UST機材、アンプ)

用意する物品[編集]

状況 購入物 個数 担当者 購入日 金額 メモ
チェック ボールペン(黒) 5 江草 - 0 受付用 / 100均のもので十分、江草のものを貸出
チェック 名札ケース 50 江草 - 0 スタッフ、懇親会用、江草のものを貸出
チェック ポストイット大(名札用用紙として) 2(100枚) 江草 - 0 スタッフ、懇親会用、江草のものを寄贈
チェック 名札用ペン 2 江草 - 0 スタッフ、懇親会用、江草のものを貸出
チェック セロハンテープ(小型、カッター付き) 1 江草 - 0 掲示物貼付用 / 100均のもので十分 、江草のものを貸出

パネルとのぼり[編集]

  • パネル saveMLAK ・・・岡本→川上(今ここ)→東京会場→返却:江草
  • のぼり(a)-1 saveMLAK ・・・江草→川上→谷合(今ここ)→大阪会場→返却:江草
  • 参考:のぼり(a)-2 saveMLAK ・・・江草→川上(今ここ)→使わない→返却:江草
  • 参考:のぼり(b)-1 ウィキ祭り 2枚・・・江草→川上(今ここ)→使わない→返却:江草
  • 参考:のぼり(b)-2 ウィキ祭り 2枚・・・ふじた(今ここ)→使わない(移動なし)

機材類[編集]

機器配置図(rev 0.1) https://dl.dropbox.com/u/7647729/saveMLAK_tokyo_20120701_r01.pdf

  • プロジェクタ(メイン):会場からレンタル
  • プロジェクタ(サブ、大阪会場投影用):北岡
  • ビデオカメラ(池田)
  • 発表者用PC(林)
  • 中継受信用PC(林)
  • USTREAM送信用PC(池田)
  • Twitter用PC
  • PC予備1(江草)
  • PC予備2(高久)
  • WiMAX主系(江草)
  • WiMAX副系(田辺)
  • 無線LANルータ主系(江草)
  • 無線LANルータ副系(林)
  • LANケーブル 30m×2(岡本)→saveMLAK備品(江草が保管)
  • LANケーブル 20m x 3 (林)
  • LANケーブル 10m x 4 (林)
  • LANコネクタ(LANとLANをつなげる)×1(岡本)→saveMLAK備品(江草が保管)
  • LANコネクタ(LANとLANをつなげる)×5(林)
  • RCAケーブル 20m(アンプーUST用、池田)
  • RCAケーブル 20m(予備、林)
  • 養生テープ(緑)×1(岡本)
  • 養生テープ(白)×3(江草:nier)
  • 養生テープ(緑)×1(江草:nier)
  • 電源タップ x4 (林)
  • 電源延長ケーブル x2(林)
  • ハブ x 2 (林)
  • 電源タップ x2 (江草:nier)
  • スピーカーフォン(江草:nier)
  • LANケーブル 1.5m×1(江草)
  • LANケーブル 5m ×1 (江草)

UST配信[編集]

【ustreamの設定について】[編集]

  • URL
    http://www.ustream.tv/channel/savemlak (固定)
  • 使用アカウントID
    argeditor
  • パスワード
    (要:直接、岡本から池田に連絡する)
  • 番組名(日本語可)
    saveMLAK報告会2012 ~社会教育・文化施設の救援・復興支援~
  • 番組ロゴ(現在は図書館総合展のロゴ,解像度の高い画像(形式不問)を頂ければ再設定します)
    saveMLAK:saveMLAKについて#ロゴバナー(リンクをされる方へ)のどれか適切なものを利用ください。
  • 番組タグ(複数可;Ustream内で検索に引っかかりやすくするためのキーワード群)
    saveMLAK, 公民館, 博物館, 図書館, 文書館, 東日本大震災, 美術館
  • twitterハッシュタグ
    #saveMLAK
  • 番組について(説明.長文可)

(開催前、開催中)
「saveMLAK報告会2012 ~社会教育・文化施設の救援・復興支援~」(東京会場)の様子です。

【東京会場】
東京国立近代美術館 講堂 (地図) 東京都千代田区北の丸公園3-1(最寄駅:東京メトロ東西線 竹橋駅 ・ 東京メトロ半蔵門線 / 都営地下鉄新宿線 九段下駅)

【日時】
7月1日(日) 13:00~17:00

【開催趣旨】
 東日本大震災で大きな被害を受けた博物館・美術館(M)、図書館(L)、文書館(A)、公民館(K)などの社会教育・文化施設の救済・復興支援活動を行うため有志で結成したsaveMLAK(セーブ・ムラック)の活動が始まって一年が経ちました。  この間に取り組んできた活動を振り返り、今後の活動に向けて必要なこと・必要とされていることをまとめ直し、具体的な取り組みの基盤を再確認したいと考えます。  また、この機会に社会教育・文化施設に対する支援活動を継続することの重要性を共有し、各地で関心を寄せ続け、協力し合う参画者のネットワークをさらに広げたいと考えます。みなさまのご参加をお待ち申し上げております。

【主催】
saveMLAKプロジェクト (http://savemlak.jp/)

【共催】
エル・ライブラリー (http://shaunkyo.jp/)

(開催後)
7月1日(日) 13:00~17:00に東京国立近代美術館 講堂にて行われた, 「saveMLAK報告会2012 ~社会教育・文化施設の救援・復興支援~」(東京会場)の様子です。

【開催趣旨】
 東日本大震災で大きな被害を受けた博物館・美術館(M)、図書館(L)、文書館(A)、公民館(K)などの社会教育・文化施設の救済・復興支援活動を行うため有志で結成したsaveMLAK(セーブ・ムラック)の活動が始まって一年が経ちました。  この間に取り組んできた活動を振り返り、今後の活動に向けて必要なこと・必要とされていることをまとめ直し、具体的な取り組みの基盤を再確認したいと考えます。  また、この機会に社会教育・文化施設に対する支援活動を継続することの重要性を共有し、各地で関心を寄せ続け、協力し合う参画者のネットワークをさらに広げたいと考えます。

【主催】
saveMLAKプロジェクト http://savemlak.jp/

【共催】
エル・ライブラリー http://shaunkyo.jp/

【配信について】[編集]

  • 配信に使う回線は有線か無線か
    今のところ有線の予定
  • 無線の場合SSIDとWEPキー(当日お教え頂いても構いません)
    (今のところ有線の予定)
  • マイクの音声ラインを出せるかどうか
    出せそう
  • 出せる場合その形式
    • RCA 画像 (たぶんこれがある)
    • XLR 画像 (なさそう)
    • TS 画像 (なさそう)
    • ※音声ラインを出せる場所から放送席までのケーブルは,20m程度であれば池田が用意が可能←お願いします!
    • 詳細は、ミキサー Sony SRP-X100 http://www.sony.jp/pro-audio/products/SRP-X100/index.html 「豊富な出力端子を装備:マスター出力、REC出力、サブ出力(モノラル2チャンネル)を装備。マスター出力はスイッチにより、ステレオ/モノラルに切換えが可能。サブ出力は、切換スイッチによりマイクグループのみ出力が可能です。端子はマスター出力がXLRタイプ、REC/サブ出力はピンジャックを装備しています。」
  • 放送用の机と椅子
    ※場所については当日会場を見ながら決めるということも可能です←それでお願いします!
  • 参考:Ustream中継2
    UST中継者によるsaveMLAK報告会2012 東京会場の中継で使用した機材などをまとめ