saveMLAK:Event/20111110/運営者のページ

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このページは、2011/11/10開催の第13回図書館総合展 saveMLAKフォーラム の運営関係のための情報共有ページです。
関係者は、随時、加筆・修正を行ってください。

フォーラム概要[編集]

会場:パシフィコ横浜 アネックスホール203 (第13回 図書館総合展 第3会場)
日時:2011年11月10日(木)13:00~14:30(受付開始:12:30~)
席数:200席
登壇者:江草由佳、細川健裕、阿児雄之、上田幸夫
司会:丸山高弘

フォーラムMeetUp[編集]

  •  第2回打ち合わせ 2011年11月1日(火)19時~21時 saveMLAK:Event/20111101
    •  東京会場:山村
    •  北海道会場:細川
    •  山梨会場:丸山
  •  第3回打ち合わせ 2011年11月7日(月)19時~21時 saveMLAK:Event/20111107
    •  東京会場:山村
    •  北海道会場:細川
    •  山梨会場:丸山
  •  第4回打ち合わせ(当日)2011年11月10日(木)10時~
    •  パシフィコ横浜 控室予定 
    •  当日スタッフは会場設営時開始時に集合
    •  詳細は11月1日のMeetUpに決定

各役割分担、担当内容(フォーラム)[編集]

メイン担当者は、サブ担当者らと協力しながら責任を持って担当内容の取りまとめ、実施を行うこと!
担当が困難になった場合は、後任者に引き継ぎを行うこと!



総括(メイン担当:山村 / サブ担当:北岡)[編集]

  • 当日までの事前準備に関する総取りまとめ
  • 図書館総合展事務局との連絡窓口(各種手続き含む)
  • 登壇者の出演依頼、各種調整、当日対応



受付(メイン担当:外崎)[編集]

  • 当日までの受付に関連する事前準備
  • 当日のフォーラム受付に関連する各種対応

準備が必要な機材等

  • ボールペン×5
  • 名簿(参加者情報あり)×2、名簿(罫線のみ)×2

検討・決定事項

  • 受付担当者
  • 1.外崎 2.鏑木 3.山崎
  • 受付担当者3を現在ML等で募集中
  • フォーラム開催時間中、ずっと受付にいるメンバーを決定
  • 受付方法
  • 名簿の形式、受付方法、未申し込み者の対応方法、名刺を受け取るor受け取らない
  • 集合時間

事前準備[編集]

状況 タスク 担当者 作業内容 進捗状況(%) 開始日 完了日 メモ
チェック 受付担当者募集 鏑木 当日の受付担当者を募集する 100% 2011-11-04 その2:鏑木 /その3:山崎さん
ピーク時3名 / 時間中ずっと1名
 作業中 受付方法の検討・確定 外崎 当日の受付方法をどのように行うか検討し、確定を行う(外崎さん対応中) 50% 2011-11-04
受付名簿作成 「受付方法の検討」タスクで確定した内容で受付名簿を作成
受付名簿印刷 作成した受付名簿を印刷 A4・片面

当日対応[編集]

状況 タスク 担当者 作業内容 進捗状況(%) 開始日 完了日 メモ
受付スペース準備 会場前の受付スペースを準備 名簿、ボールペン、配布資料
受付 来場者の受付を実施 事前申込者と当日申込者で受付けを分ける
遅れた参加者対応 遅れて来場された参加者の対応 受付、資料配布、会場の扉をそっと開ける/閉じる
参加人数集計 (受付担当者3) 参加人数の集計を実施 遅れた参加者の対応をしながら
受付片づけ 受付の片づけを実施 終了30分前ぐらいから徐々に片づけを開始



広報(メイン担当:北岡?鏑木?)[編集]

初回打ち合わせでは、北岡さん担当。都合により、鏑木さんへ変更

  • 当日までのフォーラム開催に関連する各種広報
状況 タスク 担当者 作業内容 進捗状況(%) 開始日 完了日 メモ
チェック 案内フライヤー作成 北岡 / (川上) 配布・掲載用の案内フライヤー作成 100% 2011-09-23 2011-09-23 (PDF)saveMLAKフォーラムのご案内
プレスリリース作成 北岡 公式サイトの招待状掲載に
合わせてプレスリリースを実施
招待状配布 (主)山村
募集中
招待状用saveMLAKシールをはり、各方面へ配布。(全 200部 / 残 150部) 25% 2011-10-14 (PDF)saveMLAK図書館総合展招待状用シール



配布資料(メイン担当:鏑木)[編集]

  • 当日までの配布資料に関連する事前準備
  • 当日の配布資料に関連する各種対応

配布資料

  • 確定:フォーラム概要フライヤー(内容:プログラム、基調講演のアブスト、登壇者の略歴)(鏑木担当)
  • 確定:saveMLAK紹介フライヤー(データ:川上、印刷手配:鏑木担当)
  • 確定:『漢字文献情報処理研究会』(印刷江草担当;一部A4サイズ3枚(5ページ;両面印刷);ブースに発送済み)
  • 確定:『月刊公民館』(印刷・当日持参:神代担当)
  • 確定:アンケート (データ(docx)
  • 『現代の図書館』(ダメだった;未発行のため(発行日:11月14日))

検討・確定事項

  • 配布資料の種類、サイズ、色、印刷部数
  • サイズ:A4 / 色:  / 部数:200部
  • 当日の配布方法を検討(受付時に配布 or 座席に置いておく など)

事前準備[編集]

状況 タスク 担当者 作業内容 進捗状況 開始日 完了日 メモ
対応中 フォーラム概要フライヤー 鏑木 フォーラム概要フライヤーの内容検討し、必要に応じて依頼、確定する 50% 2011-10-17 (2011-10-17)登壇者へ概要と略歴原稿を依頼(11/2締切)
対応中 配布資料の内容検討・確定 鏑木 配布資料の内容を検討し、確定する 50% 2011-11-04 10/15時点の配布資料(予定)は上記
対応中 印刷形式の検討・確定 鏑木 配布資料の印刷形式を検討し、確定する 50% ふじたさんor江草さんに別途ご相談予定 サイズ=A4、白黒orカラー、片面or両面、部数=300部(予定) etc
対応中 印刷の実施 ふじたさんor江草さん(予定) 上記タスクで確定した内容で、印刷を行う。
チェック 配布方法の検討・確定 鏑木 当日、資料をどのように配布するかを検討し、確定 100% 2011-11-04 2011-11-04 ソートの上、当日受付にて手渡し当日受付した方に手渡しの方向で(座席だと事前に置く&余部があったときの回収が面倒かも)

当日対応[編集]

状況 タスク 担当者 作業内容 進捗状況 開始日 完了日 メモ
手動ソート 配布資料を1人分を1セットとし手動ソート 事前のソートできてると当日あわてなくてよい
資料配布 資料を配布 受付配布の場合は、受付に設置 / 座席配置の場合は、座席に配置
資料回収(終了後) フォーラム終了後、余った資料を回収 余った資料は、適宜処分もしくは別のイベントにて再利用

会場運営(メイン担当:高久)[編集]

  • 当日までの会場運営に関連する事前準備
  • 当日の会場運営に関連する各種対応
  • 当日のツイッター実況やカメラ撮影等の担当割り当て

人数配分

  • 会場内案内係+司会サポート+マイクランナー
  • カメラ撮影(会場全体)
  • ツイッター実況
    • @yoshinori_to, @waterperiod (両者、内諾済み 11/5)

準備が必要な機材等(内、購入が必要なものは

  • (登壇者用)スケッチブック×4、マーカー×4、ミネラルウォーター×6、登壇者名札、机にはる名前書いた紙(A3)
  • (スタッフ用)名札 or ビブス?
  • (その他)PC、無線ネットワーク、掲示用プログラム、

会場に設置されている機材

  • 有線マイク(固定)3本 / ワイヤレスマイク 2本
  • 演台 1台 / 机 3本 / 椅子 4脚
  • スクリーン / プロジェクター1台

メモ

  • 開場前準備
  • レイアウト変更(パネルディスカッション用のレイアウト)
  • 注意:動かしてもよい設備に制限あり



USTREAM担当(メイン担当:高久)[編集]

UST中継は、図書館総合展のオプションサービスを依頼

  • フォーラムのUST中継の実施
状況 タスク 担当者 作業内容 進捗状況(%) 開始日 完了日 メモ
チェック UST中継申し込み 山村 フォーラム内容のUSTREAM中継・録画を実施 100% 2011-10-12 2011-10-12
当日必要な対応内容の確認 当日saveMLAKスタッフが対応すべき内容の確認

各役割分担、担当内容(ブース)[編集]

グッズ担当(メイン担当:ふじた)[編集]

  • 当日までの各グッズの事前準備


ブース担当(メイン担当:-)[編集]

準備が必要な機材等

  • ノボリ、募金箱、ポスター(図書館大会のもの)

配布資料等

  • saveMLAKフライヤー(準備状況?)
  • 漢字情報文献200部(11/8着で発送済み)

当日の役割分担

  • 現在のブース要員:藤田、冨澤、石道、川上、谷合
注:藤田はブース全体の責任者でもあるため、ブースにずっといる
  • 当日の役割分担等、特に決めていない
  • saveMLAKの活動と同じで各自がやりたいことをやりたいように、動ける範囲で動く
決めたところで、当日になって呼ばれて行かなくてはいけなくなった、っていうことが多々あるため
  • こうしなくちゃいけない、ということはないため、お金と物の管理だけきっちりできればよい

プレゼンテーション担当[編集]

  • 11月10日 15:20- 川上 努
  • 11月11日 15:10- 谷合 佳代子

持ち時間は、8分(入場1分、プレゼン8分、退場1分)

購入が必要なもの一覧[編集]

フォーラム会場[編集]

可能な限り1名がまとめて購入し、当日持参するとよい。

  • 購入予算:1万円(雑費)
状況 購入物 個数 担当者 購入日 金額 メモ
チェック ボールペン(黒) 5 江草 - 0 受付用 / 100均のもので十分、江草のものを貸出
チェック スケッチブック 4 冨澤 2011/10/29 \420 パネルディスカッション用 / サイズ:A3(あれば) / 100均のもので十分。該当する商品が見当たらなかったため、A3サイズの模造紙10枚入り×4を用意。
チェック マーカー(太・黒) 4+1 江草 - 0 パネルディスカッション用 / 100均のもので十分、江草のものを貸出、予備1
チェック ミネラルウォーター 6 冨澤 2011/11/02 \586 登壇者・司会者用 / 500mlペットボトル / できれば軟水?→ボルヴィック(軟水)用意。
チェック 紙コップ or プラスチックコップ 6 冨澤 2011/10/29 \105 登壇者・司会者用 / 100均のもので十分。紙コップ購入しました。
チェック 名札ケース 20 江草 - 0 登壇者・司会者・フォーラム会場スタッフ用、江草のものを貸出
チェック 名札用用紙 20 江草 - 0 登壇者・司会者・フォーラム会場スタッフ用
チェック 名札用ペン 2 江草 - 0 登壇者・司会者・フォーラム会場スタッフ用、江草のものを貸出
チェック ビブス?(要検討) 10 - - - フォーラム会場スタッフ用 (ビブスを用意する場合は、名札ケースは 5)ビブスは用意しない
チェック セロハンテープ(小型、カッター付き) 1 江草 - 0 掲示物貼付用 / 100均のもので十分 、江草のものを貸出

メッセージ・質問[編集]

【メッセージ】[編集]

・できることをできる範囲で頑張ります。よろしくお願いいたします。

・"この日は一日中お手伝いする予定なのでよろしくお願いします。 (多分、他のブース行ったり某ブースの手伝いもあるので) 主にWiki入力担当 Minori Tomizawa"

・(当日ボランティア可)

・いつもお世話になっております。石道です。聴衆として参加するのか、saveMLAKの一員としてスタッフ作業ができるのか、もしくはブースで物販中? どれになるかわかりませんが、当日は会場内にいます。どうぞよろしくお願い致します。

・誰かが意識的に保存していかないと、記録に残らず消えて行く文化がたくさんあると思います。活躍に期待しています。

・"今までなかなか参加できずにすみません。今回、この時間はボランティアOKです。 何卒よろしくお願いいたします。"

・"いつも頭が下がります。 個人として具体的な活動に参加できず申し訳なく思っております。 当日は現在の活動状況等を詳しく学習したいと思っております。"

・"ホームページ興味深く拝見させていただいております。 当日はいろいろと勉強させていただきたいと思います。"

・震災直後から活動を開始された貴団体に敬意を抱いております。自身、大学図書館業務に関わっていますが、これまでMLAKの連携といえば、メタデータ分野でのことだと思っていました。震災復興支援での連携は、正直、びっくりしましたが、今後のリスクヘッジという意味でも、きちんと考えていかなければいけないことだと思います。

・今後も長期的に支援活動を続行してもらいたい。

・"全国図書館大会にて、ボランティアでの活動と伺い、頭が下がる思いです。 被災地の復興と、saveMLAKの皆様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。"

・所属や公民の垣根を越えて自主的な活動を続ける貴団体に敬意を感じております。是非、その活動の記録を何らかの形で残していただきたく思います。

・"基本的な質問ですみません。 MLAKは何と読みますか。エムラークでしょうか? ロゴの入ったTシャツ気に入っています。"

・申し訳ありません。活動そのものについて詳しく知りません。当日、お話を聞いて、ゆっくり考えたいと思います。

・最近、ほとんど何もできてなくてすみません

・saveMLAKメンバーです。 組織設立を知り、すぐに登録しましたが、メールチェックするだけの日々です。 実際に活動されている皆様にお会いできることを、楽しみにしております。

今後の活動にくわわるきっかけを得ることができたらと思っております。

盛会となりますことを願っております。"


・復興の目安がつくまで、復興が一通り進んだと思えるまで、相当の時間がかかると思います。saveMLAKが継続して被災地の支援をめざし活動が続くよう、心より応援しております。今フォーラムに参加させていただけたなら、自分も、また所属する組織も、何かできることがないか、改めて考える機会とさせていただきたいと思っております。

・saveMLAKメーリングリストなどでお世話になっております。 今まで特に貢献してなく心苦しい限りですが、ぜひこの会に参加したくご登録致します。 当日を楽しみにし、また今後の皆様のご健勝を祈っております。 ではまたーー

・皆様精力的に活動なさっていて頭が下がります。 実質的にほとんどお手伝いできていませんが、少しずつでもかかわっていきたいと思っています。 息の長い活動となることを願っております。 自分の周りを含め多くの方に知り参加してもらえるといいですね。

・"皆様精力的に活動なさっていて頭が下がります。 実質的にほとんどお手伝いできていませんが、少しずつでもかかわっていきたいと思っています。 息の長い活動となることを願っております。 自分の周りを含め多くの方に知り参加してもらえるといいですね。"

・"ご担当の皆様、ご苦労様です。 当日のお手伝い、適宜割り振ってください。12時に到着は無理なので、受付以外のことでしたら何でも。"


・今現在の社会における、博物館・図書館・文書館・公民館の存在意義について改めて考えるきっかけをもらえたらと思っています。当日のフォーラムを楽しみにしております。


・震災当初はテレビ等でも時々取り扱って、資料等の悲惨な状況が伝わってきましたが、今はどうなっているか、どういう状況なのか、普通の生活の中では伝わってきません。今の私たちが 未来に伝えていくべきものを どのように守っていくのか、自分自身考えたいと思います。

・いつも大変お世話になっております。どうぞよろしくお願いいたします。"

・"なかなか活動のお手伝いがかなわず申し訳ありません。当日の内容について、Twitterだだ漏れはOKでしょうか?個人の無線LAN電波が会場に届けばという条件下ではありますが、多少はつぶやけるかと思います。"

・"いち早く情報共有の場を作成され、活動されたこと、尊敬いたします。自分も、出来る範囲で、活動に参加したいと思っています。"

・"Dear saveMLAK committee,

I take Independent Study Course that offered by International Center, Keio University on Fall semester 2011. The title of my research is ""The Role of saveMLAK to Fulfill Public Libraries’ Needs on The Great East Japan Earthquake."" My research is under my supervisor from School of Library and Information, Keio University’s staff, Prof. Shunsaku Tamura.

I would like to attend the seminar at Library Fair for interview some people that have a relation in saveMLAK activities.

Best wishes,


・"図書館総合展 たのしみにしています。スタッフのみなさんでたくさんしゃべってもりあげてくださいという声があったとみなさんにお伝えください! ありがとうございます!"

・"スケジュールの調整がつかず、やっと申し込むことができました。前日で大変恐縮ですが、何かお手伝いできることがあれば、お手伝いさせて下さい。"

・"お世話になります。前日の申し込みですが、間に合いますでしょうか。 大変申し訳ありませんが、□に返事をいただきたく、お願いいたします。(山村返信済み)

【質問】[編集]

・100年後まで残っていてほしいことは?

・危機管理の観点から、利用者の安全が確保された建物構造をお教え下さい。

・実際に被害にあった施設がどのような支援を必要としているかを知りたいと思います。

・実際の復興支援の中で、正直、役立ったもの(嬉しかったこと)と、残念ながらそうでなかったものの具体例。

・今後、支援ボランティアの募集などありますか?

・通信教育で学ぶ、晩学の学生です。図書館学に挑んでおりますが、図書館の現況を掴みかねて苦しんでおります。 図書館の抱える課題、見るべき将来を、復興に向かう今、どのように分析し、解決の道を探るのか…。まずは、お話をじっくりとお伺いしたいと思っております。

・1.東日本大震災での被災統計 2.旧来のMLAK施設の災害への取組 3.電子化デジタル化にかかる費用など今後の災害対応の試算 4.上記の著作権等の法整備など予想される問題点 5.将来のMLAK施設についての提言(一般市民は何をするべきか)

・大変お世話になっております。 参加申込みにつき、何とぞよろしくお願い申し上げます。

なお、参加の可否についてはご連絡があるのでしょうか。 あるいは、本申込みをもって参加手続完了と理解して よろしいでしょうか。ご教示いただけますと幸甚です。 よろしくお願いいたします。 質問へ返信済み(山村2011/10/28)

・ホームページではsaveMLAKというプロジェクトの具体的な支援内容や今までの支援の経過などを体系的に捉えることが私自身は完全に出来なかったので、その点を中心に話を伺いたいです。

・今後も長期的に活動していけるような体制を整えてゆくのでしょうか?

・被災地へ「御用聞き」した時の被災地の反応や、東京にある各種関係機関の反応についてうかがいたいです。

終了後のタスク[編集]

アンケートのまとめ[編集]