saveMLAK:Event/20111110/運営者のページ

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このページは、2011/11/10開催の第13回図書館総合展 saveMLAKフォーラム の運営関係のための情報共有ページです。
関係者は、随時、加筆・修正を行ってください。

フォーラム概要

会場：パシフィコ横浜 アネックスホール203 （第13回 図書館総合展 第3会場）
日時：2011年11月10日（木）13:00～14:30（受付開始：12:30～）
席数：200席
登壇者：江草由佳、細川健裕、阿児雄之、上田幸夫
司会：丸山高弘

フォーラムMeetUp

  • 　第2回打ち合わせ 2011年11月1日（火）19時～21時 saveMLAK:Event/20111101
    • 　東京会場：山村
    • 　北海道会場：細川
    • 　山梨会場：丸山
  • 　第3回打ち合わせ　2011年11月7日（月）19時～21時 saveMLAK:Event/20111107
    • 　東京会場：山村
    • 　北海道会場：細川
    • 　山梨会場：丸山
  • 　第4回打ち合わせ（当日）2011年11月10日（木）10時～
    • 　パシフィコ横浜　控室予定　
    • 　当日スタッフは会場設営時開始時に集合
    • 　詳細は11月1日のMeetUpに決定

各役割分担、担当内容（フォーラム）

メイン担当者は、サブ担当者らと協力しながら責任を持って担当内容の取りまとめ、実施を行うこと！
担当が困難になった場合は、後任者に引き継ぎを行うこと！


総括（メイン担当：山村 / サブ担当：北岡）

  • 当日までの事前準備に関する総取りまとめ
  • 図書館総合展事務局との連絡窓口（各種手続き含む）
  • 登壇者の出演依頼、各種調整、当日対応


受付（メイン担当：外崎）

  • 当日までの受付に関連する事前準備
  • 当日のフォーラム受付に関連する各種対応

準備が必要な機材等

  • ボールペン×5
  • 名簿(参加者情報あり）×2、名簿（罫線のみ）×2

検討・決定事項

  • 受付担当者
  • 1.外崎　2.鏑木　3.山崎
  • 受付担当者3を現在ML等で募集中
  • フォーラム開催時間中、ずっと受付にいるメンバーを決定
  • 受付方法
  • 名簿の形式、受付方法、未申し込み者の対応方法、名刺を受け取るor受け取らない
  • 集合時間

事前準備

状況 タスク 担当者 作業内容 進捗状況(%) 開始日 完了日 メモ
作業中 受付担当者募集 　鏑木 当日の受付担当者を募集する 50% 2011-10-xx その2：鏑木　/その3：絶賛募集中（MLへ立候補してください）
ピーク時3名 / 時間中ずっと1名
受付方法の検討・確定 当日の受付方法をどのように行うか検討し、確定を行う
受付名簿作成 「受付方法の検討」タスクで確定した内容で受付名簿を作成
受付名簿印刷 作成した受付名簿を印刷 A4・片面

当日対応

状況 タスク 担当者 作業内容 進捗状況(%) 開始日 完了日 メモ
受付スペース準備 会場前の受付スペースを準備 名簿、ボールペン、配布資料
受付 来場者の受付を実施
遅れた参加者対応 遅れて来場された参加者の対応 受付、資料配布、会場の扉をそっと開ける/閉じる
参加人数集計 (受付担当者3) 参加人数の集計を実施 遅れた参加者の対応をしながら
受付片づけ 受付の片づけを実施 終了30分前ぐらいから徐々に片づけを開始


広報（メイン担当：北岡？鏑木？）

初回打ち合わせでは、北岡さん担当。都合により、鏑木さんへ変更

  • 当日までのフォーラム開催に関連する各種広報
状況 タスク 担当者 作業内容 進捗状況(%) 開始日 完了日 メモ
チェック 済 案内フライヤー作成 北岡 / (川上) 配布・掲載用の案内フライヤー作成 100% 2011-09-23 2011-09-23 (PDF)saveMLAKフォーラムのご案内
プレスリリース作成 北岡 公式サイトの招待状掲載に
合わせてプレスリリースを実施
招待状配布 (主)山村
募集中 		招待状用saveMLAKシールをはり、各方面へ配布。(全 200部 / 残 150部) 25% 2011-10-14 (PDF)saveMLAK図書館総合展招待状用シール

  • 図書館総合展招待状saveMLAK

  • 図書館総合展招待状saveMLAK(シール部アップ)


配布資料（メイン担当：鏑木）

  • 当日までの配布資料に関連する事前準備
  • 当日の配布資料に関連する各種対応

配布資料（予定）

  • フォーラム概要フライヤー（内容：プログラム、基調講演のアブスト、登壇者の略歴）
  • saveMLAK紹介フライヤー
  • 掲載記事
  • 『現代の図書館』/『漢字文献情報処理研究会』抜きずり

検討・確定事項

  • 配布資料の種類、サイズ、色、印刷部数
  • サイズ：A4 / 色：　 / 部数：300部
  • 当日の配布方法を検討(受付時に配布 or 座席に置いておく など）

事前準備

状況 タスク 担当者 作業内容 進捗状況 開始日 完了日 メモ
対応中 フォーラム概要フライヤー 鏑木 フォーラム概要フライヤーの内容検討し、必要に応じて依頼、確定する 50% 2011-10-17 (2011-10-17)登壇者へ概要と略歴原稿を依頼（11/2締切）
配布資料の内容検討・確定 鏑木 配布資料の内容を検討し、確定する 10/15時点の配布資料（予定）は上記
対応中 印刷形式の検討・確定 鏑木 配布資料の印刷形式を検討し、確定する ふじたさんor江草さんに別途ご相談予定 サイズ＝A4、白黒orカラー、片面or両面、部数＝300部（予定）　etc
対応中 印刷の実施 ふじたさんor江草さん（予定） 上記タスクで確定した内容で、印刷を行う。
配布方法の検討・確定 鏑木 当日、資料をどのように配布するかを検討し、確定 当日受付した方に手渡しの方向で（座席だと事前に置く＆余部があったときの回収が面倒かも）

当日対応

状況 タスク 担当者 作業内容 進捗状況 開始日 完了日 メモ
手動ソート 配布資料を1人分を1セットとし手動ソート 事前のソートできてると当日あわてなくてよい
資料配布 資料を配布 受付配布の場合は、受付に設置 / 座席配置の場合は、座席に配置
資料回収(終了後) フォーラム終了後、余った資料を回収 余った資料は、適宜処分もしくは別のイベントにて再利用

会場運営（メイン担当：高久）

  • 当日までの会場運営に関連する事前準備
  • 当日の会場運営に関連する各種対応
  • 当日のツイッター実況やカメラ撮影等の担当割り当て

人数配分

  • 会場内案内係+司会サポート+マイクランナー
  • カメラ撮影（会場全体）
  • ツイッター実況

準備が必要な機材等（内、購入が必要なものは）

  • （登壇者用）スケッチブック×4、マーカー×4、ミネラルウォーター×6、登壇者名札、机にはる名前書いた紙（A3)
  • （スタッフ用）名札 or ビブス？
  • （その他）PC、無線ネットワーク、掲示用プログラム、

会場に設置されている機材

  • 有線マイク（固定）3本 / ワイヤレスマイク 2本
  • 演台 1台 / 机 3本 / 椅子 4脚
  • スクリーン / プロジェクター1台

メモ

  • 開場前準備
  • レイアウト変更（パネルディスカッション用のレイアウト）
  • 注意：動かしてもよい設備に制限あり


USTREAM担当（メイン担当：－）

UST中継は、図書館総合展のオプションサービスを依頼

  • フォーラムのUST中継の実施
状況 タスク 担当者 作業内容 進捗状況(%) 開始日 完了日 メモ
チェック 済 UST中継申し込み 山村 フォーラム内容のUSTREAM中継・録画を実施 100% 2011-10-12 2011-10-12
当日必要な対応内容の確認 当日saveMLAKスタッフが対応すべき内容の確認


各役割分担、担当内容（ブース）

グッズ担当（メイン担当：ふじた）

  • 当日までの各グッズの事前準備


ブース担当（メイン担当：-）

準備が必要な機材等

  • ノボリ、募金箱、ポスター（図書館大会のもの）

配布資料等


購入が必要なもの一覧

フォーラム会場

可能な限り1名がまとめて購入し、当日持参するとよい。

  • 購入予算：1万円（雑費）
状況 購入物 個数 担当者 購入日 金額 メモ
チェック 済 ボールペン(黒) 5 江草 - 0 受付用 / 100均のもので十分、江草のものを貸出
チェック 済 スケッチブック 4 冨澤 2011/10/29 \420 パネルディスカッション用 / サイズ:A3(あれば) / 100均のもので十分。該当する商品が見当たらなかったため、A3サイズの模造紙10枚入り×4を用意。
チェック 済 マーカー(太・黒) 4+1 江草 - 0 パネルディスカッション用 / 100均のもので十分、江草のものを貸出、予備1
ミネラルウォーター 6 対応中冨澤 登壇者・司会者用 / 500mlペットボトル / できれば軟水？
チェック 済 紙コップ or プラスチックコップ 6 冨澤 2011/10/29 \105 登壇者・司会者用 / 100均のもので十分。紙コップ購入しました。
チェック 済 名札ケース 20 江草 - 0 登壇者・司会者・フォーラム会場スタッフ用、江草のものを貸出
チェック 済 名札用用紙 20 江草 - 0 登壇者・司会者・フォーラム会場スタッフ用
チェック 済 名札用ペン 2 江草 - 0 登壇者・司会者・フォーラム会場スタッフ用、江草のものを貸出
チェック 済 ビブス？（要検討） 10 - - - フォーラム会場スタッフ用 （ビブスを用意する場合は、名札ケースは 5）ビブスは用意しない
チェック 済 セロハンテープ(小型、カッター付き) 1 江草 - 0 掲示物貼付用 / 100均のもので十分 、江草のものを貸出
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