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saveMLAK:Event/20111110/運営者のページ
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このページは、2011/11/10開催の第13回図書館総合展 saveMLAKフォーラム の運営関係のための情報共有ページです。
関係者は、随時、加筆・修正を行ってください。
フォーラム概要
- 会場:パシフィコ横浜 アネックスホール203 (第13回 図書館総合展 第3会場)
- 日時:2011年11月10日(木)13:00~14:30(受付開始:12:30~)
- 席数:200席
- 登壇者:江草由佳、細川健裕、阿児雄之、上田幸夫
- 司会:丸山高弘
各役割分担、担当内容(フォーラム)
メイン担当者は、サブ担当者らと協力しながら責任を持って担当内容の取りまとめ、実施を行うこと!
担当が困難になった場合は、後任者に引き継ぎを行うこと!
総括(メイン担当:山村 / サブ担当:北岡)
- 当日までの事前準備に関する総取りまとめ
- 図書館総合展事務局との連絡窓口(各種手続き含む)
- 登壇者の出演依頼、各種調整、当日対応
受付(メイン担当:外崎)
- 当日までの受付に関連する事前準備
- 当日のフォーラム受付に関連する各種対応
準備が必要な機材等
- ボールペン×5
- 名簿(参加者情報あり)×2、名簿(罫線のみ)×2
検討事項
- 受付方法
- 名簿の形式、受付方法、未申し込み者の対応方法、名刺を受け取るor受け取らない
- 集合時間
事前準備
状況 | タスク | 担当者 | 作業内容 | 進捗状況(%) | 開始日 | 完了日 | メモ |
---|---|---|---|---|---|---|---|
受付担当者募集 | 当日の受付担当者を募集する | その2:鏑木、その3:絶賛募集中(MLへ立候補してください)。ピーク時3名 / 時間中ずっと1名 | |||||
受付方法の検討・確定 | 当日の受付方法をどのように行うか検討し、確定を行う |
当日対応
状況 | タスク | 担当者 | 作業内容 | 進捗状況(%) | 開始日 | 完了日 | メモ |
---|---|---|---|---|---|---|---|
受付スペース準備 | 会場前の受付スペースを準備 | 名簿、ボールペン、配布資料 | |||||
受付 | 来場者の受付を実施 |
広報(メイン担当:北岡?鏑木?)
初回打ち合わせでは、北岡さん担当。都合により、鏑木さんへ変更
- 当日までのフォーラム開催に関連する各種広報
状況 | タスク | 担当者 | 作業内容 | 進捗状況(%) | 開始日 | 完了日 | メモ |
---|---|---|---|---|---|---|---|
済 | 案内フライヤー作成 | 北岡・(川上) | 配布・掲載用の案内フライヤー作成 | 100% | 2011-09-23 | 2011-09-23 | (PDF)saveMLAKフォーラムのご案内 |
プレスリリース作成 | 北岡 | 公式サイトの招待状掲載に 合わせてプレスリリースを実施 |
|||||
招待状配布 | 山村・募集中 | 招待状用saveMLAKシールをはり、各方面へ配布。200部。のこり150部 | 25% | 2011-10-14 | (PDF)saveMLAK図書館総合展招待状用シール |
配布資料(メイン担当:鏑木)
- 当日までの配布資料に関連する事前準備
- 当日の配布資料に関連する各種対応
配布資料(予定)
- フォーラム概要フライヤー(内容:プログラム、基調講演のアブスト、登壇者の略歴)
- saveMLAK紹介フライヤー
- 掲載記事
- 『現代の図書館』/『漢字文献情報処理研究会』抜きずり
検討・確定事項
- 配布資料の種類、サイズ、色、印刷部数
- サイズ:A4 / 色: / 部数:300部
- 当日の配布方法を検討(受付時に配布
or 座席に置いておくなど)
事前準備
状況 | タスク | 担当者 | 作業内容 | 進捗状況 | 開始日 | 完了日 | メモ |
---|---|---|---|---|---|---|---|
対応中 | フォーラム概要フライヤー | 鏑木 | フォーラム概要フライヤーの内容検討し、必要に応じて依頼、確定する | 50% | 2011-10-17 | (2011-10-17)登壇者へ概要と略歴原稿を依頼(11/2締切) | |
配布資料の内容検討・確定 | 鏑木 | 配布資料の内容を検討し、確定する | 10/15時点の配布資料(予定)は上記 | ||||
対応中 | 印刷形式の検討・確定 | 鏑木 | 配布資料の印刷形式を検討し、確定する | ふじたさんor江草さんに別途ご相談予定 | サイズ=A4、白黒orカラー、片面or両面、部数=300部(予定) etc | ||
対応中 | 印刷の実施 | ふじたさんor江草さん(予定) | 上記タスクで確定した内容で、印刷を行う。 | ||||
配布方法の検討・確定 | 鏑木 | 当日、資料をどのように配布するかを検討し、確定 | 当日受付した方に手渡しの方向で(座席だと事前に置く&余部があったときの回収が面倒かも) |
当日対応
状況 | タスク | 担当者 | 作業内容 | 進捗状況 | 開始日 | 完了日 | メモ |
---|---|---|---|---|---|---|---|
手動ソート | 配布資料を1人分を1セットとし手動ソート | 事前のソートできてると当日あわてなくてよい | |||||
資料配布 | 資料を配布 | 受付配布の場合は、受付に設置 / 座席配置の場合は、座席に配置 | |||||
資料回収(終了後) | フォーラム終了後、余った資料を回収 | 余った資料は、適宜処分もしくは別のイベントにて再利用 |
会場運営(メイン担当:高久)
- 当日までの会場運営に関連する事前準備
- 当日の会場運営に関連する各種対応
- 当日のツイッター実況やカメラ撮影等の担当割り当て
人数配分
- 会場内案内係+司会サポート+マイクランナー
- カメラ撮影(会場全体)
- ツイッター実況
準備が必要な機材等(内、購入が必要なものは)
- (登壇者用)スケッチブック×4、マーカー×4、ミネラルウォーター×6、登壇者名札、机にはる名前書いた紙(A3)
- (スタッフ用)名札 or ビブス?
- (その他)PC、無線ネットワーク、掲示用プログラム、
会場に設置されている機材
- 有線マイク(固定)3本 / ワイヤレスマイク 2本
- 演台 1台 / 机 3本 / 椅子 4脚
- スクリーン / プロジェクター1台
メモ
- 開場前準備
- レイアウト変更(パネルディスカッション用のレイアウト)
- 注意:動かしてもよい設備に制限あり
USTREAM担当(メイン担当:-)
UST中継は、図書館総合展のオプションサービスを依頼
- フォーラムのUST中継の実施
状況 | タスク | 担当者 | 作業内容 | 進捗状況(%) | 開始日 | 完了日 | メモ |
---|---|---|---|---|---|---|---|
済 | UST中継申し込み | 山村 | フォーラム内容のUSTREAM中継・録画を実施 | 100% | 2011-10-12 | 2011-10-12 | |
当日必要な対応内容の確認 | 当日saveMLAKスタッフが対応すべき内容の確認 |
各役割分担、担当内容(ブース)
グッズ担当(メイン担当:ふじた)
- 当日までの各グッズの事前準備
ブース担当(メイン担当:-)
準備が必要な機材等
- ノボリ、募金箱、ポスター(図書館大会のもの)
配布資料等
購入が必要なもの一覧
フォーラム会場
可能な限り1名がまとめて購入し、当日持参するとよい。
- 購入予算:1万円(雑費)
状況 | 購入物 | 個数 | 担当者 | 購入日 | 金額 | メモ |
---|---|---|---|---|---|---|
スケッチブック | 4 | パネルディスカッションで使用 / サイズ:A3(あれば) / 100均のもので十分 | ||||
マーカー(太・黒) | 4 | パネルディスカッションで使用 / 100均のもので十分 | ||||
ミネラルウォーター | 6 | 登壇者・司会者用 / 500mlペットボトル / できれば軟水? | ||||
紙コップ or プラスチックコップ | 6 | 登壇者・司会者用 / 100均のもので十分 | ||||
名札ケース | 15? | 登壇者・司会者・フォーラム会場スタッフ用 | ||||
ビブス?(要検討) | 10 | フォーラム会場スタッフ用 (ビブスを用意する場合は、名札ケースは 5) | ||||
セロハンテープ(小型、カッター付き) | 1 | 掲示物貼付用 / 100均のもので十分 |
議事録
- saveMLAK:Event/20110811 第1回の打ち合わせ