saveMLAK:Event/20111110/運営者のページ

このページは、2011/11/10開催の第13回図書館総合展 saveMLAKフォーラム の運営関係のための情報共有ページです。
関係者は、随時、加筆・修正を行ってください。

フォーラム概要

会場：パシフィコ横浜 アネックスホール203 （第13回 図書館総合展 第3会場）

日時：2011年11月10日（木）13:00～14:30（受付開始：12:30～）

席数：200席

登壇者：江草由佳、細川健裕、阿児雄之、上田幸夫

司会：丸山高弘

各役割分担、担当内容（フォーラム）

メイン担当者は、サブ担当者らと協力しながら責任を持って担当内容の取りまとめ、実施を行うこと！
担当が困難になった場合は、後任者に引き継ぎを行うこと！

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総括（メイン担当：山村 / サブ担当：北岡）

• 当日までの事前準備に関する総取りまとめ
• 図書館総合展事務局との連絡窓口（各種手続き含む）
• 登壇者の出演依頼、各種調整、当日対応

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受付（メイン担当：外崎）

• 当日までの受付に関連する事前準備
• 当日のフォーラム受付に関連する各種対応

準備が必要な機材等

• ボールペン×5
• 名簿(参加者情報あり）×2、名簿（罫線のみ）×2

検討・決定事項

• 受付担当者

• 1.外崎　2.鏑木　3.未定
• 受付担当者3を現在ML等で募集中
• フォーラム開催時間中、ずっと受付にいるメンバーを決定

• 受付方法

• 名簿の形式、受付方法、未申し込み者の対応方法、名刺を受け取るor受け取らない

• 集合時間

事前準備

状況	タスク	担当者	作業内容	進捗状況(%)	開始日	完了日	メモ
作業中	受付担当者募集	鏑木	当日の受付担当者を募集する	50%	2011-10-xx		その2：鏑木　/その3：絶賛募集中（MLへ立候補してください） ピーク時3名 / 時間中ずっと1名
	受付方法の検討・確定		当日の受付方法をどのように行うか検討し、確定を行う
	受付名簿作成		「受付方法の検討」タスクで確定した内容で受付名簿を作成
	受付名簿印刷		作成した受付名簿を印刷				A4・片面

当日対応

状況	タスク	担当者	作業内容	進捗状況(%)	開始日	完了日	メモ
	受付スペース準備		会場前の受付スペースを準備				名簿、ボールペン、配布資料
	受付		来場者の受付を実施
	遅れた参加者対応		遅れて来場された参加者の対応				受付、資料配布、会場の扉をそっと開ける/閉じる
	参加人数集計	(受付担当者3)	参加人数の集計を実施				遅れた参加者の対応をしながら
	受付片づけ		受付の片づけを実施				終了30分前ぐらいから徐々に片づけを開始

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広報（メイン担当：北岡？鏑木？）

初回打ち合わせでは、北岡さん担当。都合により、鏑木さんへ変更

• 当日までのフォーラム開催に関連する各種広報

状況	タスク	担当者	作業内容	進捗状況(%)	開始日	完了日	メモ
済	案内フライヤー作成	北岡 / (川上)	配布・掲載用の案内フライヤー作成	100%	2011-09-23	2011-09-23	(PDF)saveMLAKフォーラムのご案内
	プレスリリース作成	北岡	公式サイトの招待状掲載に 合わせてプレスリリースを実施
	招待状配布	(主)山村 募集中	招待状用saveMLAKシールをはり、各方面へ配布。(全 200部 / 残 150部)	25%	2011-10-14		(PDF)saveMLAK図書館総合展招待状用シール 図書館総合展招待状saveMLAK 図書館総合展招待状saveMLAK(シール部アップ)

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配布資料（メイン担当：鏑木）

• 当日までの配布資料に関連する事前準備
• 当日の配布資料に関連する各種対応

配布資料（予定）

• フォーラム概要フライヤー（内容：プログラム、基調講演のアブスト、登壇者の略歴）
• saveMLAK紹介フライヤー
• 掲載記事
• 『現代の図書館』/『漢字文献情報処理研究会』抜きずり

検討・確定事項

• 配布資料の種類、サイズ、色、印刷部数

• サイズ：A4 / 色：　 / 部数：300部

• 当日の配布方法を検討(受付時に配布 or 座席に置いておく など）

事前準備

状況	タスク	担当者	作業内容	進捗状況	開始日	完了日	メモ
対応中	フォーラム概要フライヤー	鏑木	フォーラム概要フライヤーの内容検討し、必要に応じて依頼、確定する	50%	2011-10-17		(2011-10-17)登壇者へ概要と略歴原稿を依頼（11/2締切）
	配布資料の内容検討・確定	鏑木	配布資料の内容を検討し、確定する				10/15時点の配布資料（予定）は上記
対応中	印刷形式の検討・確定	鏑木	配布資料の印刷形式を検討し、確定する		ふじたさんor江草さんに別途ご相談予定		サイズ＝A4、白黒orカラー、片面or両面、部数＝300部（予定）　etc
対応中	印刷の実施	ふじたさんor江草さん（予定）	上記タスクで確定した内容で、印刷を行う。
	配布方法の検討・確定	鏑木	当日、資料をどのように配布するかを検討し、確定				当日受付した方に手渡しの方向で（座席だと事前に置く＆余部があったときの回収が面倒かも）

当日対応

状況	タスク	担当者	作業内容	進捗状況	開始日	完了日	メモ
	手動ソート		配布資料を1人分を1セットとし手動ソート				事前のソートできてると当日あわてなくてよい
	資料配布		資料を配布				受付配布の場合は、受付に設置 / 座席配置の場合は、座席に配置
	資料回収(終了後)		フォーラム終了後、余った資料を回収				余った資料は、適宜処分もしくは別のイベントにて再利用

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会場運営（メイン担当：高久）

• 当日までの会場運営に関連する事前準備
• 当日の会場運営に関連する各種対応
• 当日のツイッター実況やカメラ撮影等の担当割り当て

人数配分

• 会場内案内係+司会サポート+マイクランナー
• カメラ撮影（会場全体）
• ツイッター実況

準備が必要な機材等（内、購入が必要なものは）

• （登壇者用）スケッチブック×4、マーカー×4、ミネラルウォーター×6、登壇者名札、机にはる名前書いた紙（A3)
• （スタッフ用）名札 or ビブス？
• （その他）PC、無線ネットワーク、掲示用プログラム、

会場に設置されている機材

• 有線マイク（固定）3本 / ワイヤレスマイク 2本
• 演台 1台 / 机 3本 / 椅子 4脚
• スクリーン / プロジェクター1台

メモ

• 開場前準備

• レイアウト変更（パネルディスカッション用のレイアウト）
• 注意：動かしてもよい設備に制限あり

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USTREAM担当（メイン担当：－）

UST中継は、図書館総合展のオプションサービスを依頼

• フォーラムのUST中継の実施

状況	タスク	担当者	作業内容	進捗状況(%)	開始日	完了日	メモ
済	UST中継申し込み	山村	フォーラム内容のUSTREAM中継・録画を実施	100%	2011-10-12	2011-10-12
	当日必要な対応内容の確認		当日saveMLAKスタッフが対応すべき内容の確認

各役割分担、担当内容（ブース）

グッズ担当（メイン担当：ふじた）

• 当日までの各グッズの事前準備

ブース担当（メイン担当：-）

準備が必要な機材等

• ノボリ、募金箱、ポスター（図書館大会のもの）

配布資料等

購入が必要なもの一覧

フォーラム会場

可能な限り1名がまとめて購入し、当日持参するとよい。

• 購入予算：1万円（雑費）

状況	購入物	個数	担当者	購入日	金額	メモ
	ボールペン(黒)	5				受付用 / 100均のもので十分
	スケッチブック	4				パネルディスカッション用 / サイズ:A3(あれば) / 100均のもので十分
	マーカー(太・黒)	4				パネルディスカッション用 / 100均のもので十分
	ミネラルウォーター	6				登壇者・司会者用 / 500mlペットボトル / できれば軟水？
	紙コップ or プラスチックコップ	6				登壇者・司会者用 / 100均のもので十分
	名札ケース	15？				登壇者・司会者・フォーラム会場スタッフ用
	ビブス？（要検討）	10				フォーラム会場スタッフ用 （ビブスを用意する場合は、名札ケースは 5）
	セロハンテープ(小型、カッター付き)	1				掲示物貼付用 / 100均のもので十分

議事録

• saveMLAK:Event/20110811 第1回の打ち合わせ